Exemple de plan de classement des documents

Chaque fichier est assigné un code primaire et secondaire. Au lieu d`écrire le nom complet de la classe primaire et secondaire sur chaque étiquette de fichier, vous pouvez souhaiter adopter un système de codes de fichier. Politiques, procédures, normes),-01 (Généralités),-02 (planification),-03 (rapports et statistiques),-04 (projets spéciaux),-99 (fichiers de référence et d`information). Joan Smith est une employée académique continue qui a été embauchée en 1979 et son dossier personnel comprend trois dossiers. Les termes sont structurés par les relations entre les termes. Quel que soit le système de classification que vous adoptez, assurez-vous de créer et de tenir à jour un document montrant le plan de classification que vous utilisez pour les dossiers de votre ministère. Les entrevues avec des collègues du bureau peuvent aider à comprendre quelles sont les principales tâches accomplies pour accomplir chacune des fonctions identifiées. La classification intellectuelle des documents a principalement été la province de la bibliothéconomie, tandis que la classification algorithmique des documents est principalement en science de l`information et en informatique. Il y a trois raisons impérieuses d`avoir un plan de dossier. Bloc numérique: 850-10/Smith, Joan, v.

lorsqu`il n`est pas spécifié ailleurs, la classification du texte est implicite. C`est un processus simple pour rendre les choses complexes, mais un processus complexe pour rendre les choses simples. Des schémas de classification peuvent être utilisés pour soutenir divers processus de gestion des dossiers, en plus de faciliter l`accès et l`utilisation; par exemple, stockage & protection et rétention & disposition. Les Thésaurus basés sur les fonctions commerciales permettent de classer les enregistrements selon le contexte dans lequel ils sont créés et utilisés. Ce n`est que si des données empiriques sur l`utilisation ou les utilisateurs sont appliquées que la classification axée sur la demande doit être considérée comme une approche basée sur l`utilisateur. Les thésaurus sont généralement une représentation alphabétique du schéma de classification. Deux systèmes principaux sont généralement utilisés: bloc numérique et alphanumérique. Par conséquent, est l`acte d`étiqueter un document (par exemple en assignant un terme d`un vocabulaire contrôlé à un document) en même temps pour assigner ce document à la classe de documents indexés par ce terme (tous les documents indexés ou classés comme X appartiennent à la même classe de doc uments). À la fin de cette période, vous devez transférer les documents au centre des Archives de l`Université (URC), où ils seront stockés pour la «durée de rétention semi-active. Les documents à classer peuvent être des textes, des images, de la musique, etc. Lors de la révision de votre plan de classification, conservez une copie d`archivage de la version obsolète, car cela sera utile lors de la récupération ou de l`utilisation de fichiers créés sous l`ancien système et préalablement transférés au centre des enregistrements.

Les classifications relatives aux fonctions opérationnelles constituent un processus systématique de gestion des dossiers et de l`information. Ce faisant, on peut utiliser diverses méthodes, nous recommandons de consulter le mandat des bureaux, tout document de politique qui peut fournir le mandat du bureau, et toutes les procédures opérationnelles standard disponibles. Dans le plan de classification des fichiers modèles, les exceptions sont indiquées entre parenthèses avec un lien vers le RRSDA plus spécifique. Contrairement à une approche par sujet, les dossiers sont classés en fonction de la raison pour laquelle ils existent plutôt que de ce qu`ils sont. Lors de la conception de vos structures de classification garder ce concept simple à l`esprit. Il y a un certain nombre de secondaires qui peuvent être appliquées à n`importe quel primaire. La liste de fichiers affiche tous les fichiers réellement créés et classés dans les catégories du plan. Les problèmes se chevauchent, cependant, et il y a donc une recherche interdisciplinaire sur la classification des documents. Dans le système numérique en bloc, chaque rubrique est assignée à un bloc de numéros; dans cet exemple, tout fichier commençant par un nombre compris entre 800-899 serait identifié comme un fichier de ressources humaines.